Tout commence six mois avant le scrutin pour le bureau des élections et du recensement de la population (BERP) de la DDCT qui pilote tous les intervenants, soit pas moins de 5 000 agents.
Il faut commander le matériel nécessaire aux 897 bureaux de vote à partir du recensement effectué par chaque mairie d’arrondissement. Début janvier, le bureau envoie à la DILT une note de cadrage pour préciser la quantité de matériel nécessaire.
« Nous gérons un stock considérable de matériel électoral : urnes et isoloirs, ainsi que du mobilier pour équiper les bureaux de vote (chaises, tables et tables basses), indique Mireille Malherbe, cheffe du bureau de la logistique et de l’économie circulaire. Ce mobilier est prêté pour différentes manifestations de la Ville, mais nous suspendons les prêts six semaines avant le scrutin. » Il faut plusieurs semaines à la Sogaris, qui entrepose le matériel à Rungis, pour le préparer et le conditionner.
Des tournées précises
« J’établis les tournées de livraison avec les quantités précises que je communique aux TAM. Les livraisons se déroulent sur 9 jours avec dix camions par jour. Nous gardons une marge de sécurité d’une semaine avant la date du scrutin », indique Jérôme Chalots, chargé de l’organisation logistique des scrutins à la DDCT.
Aux TAM, un appel à volontaires est lancé auprès des chauffeurs pour conduire les camions. Chaque chauffeur est accompagné par deux manutentionnaires pour charger le matériel à la Sogaris puis le livrer dans tous les bureaux de vote.
« La DDCT fixe les jours et prévient les bureaux de vote du passage, mais cela n’empêche pas les imprévus qu’il faut gérer. Difficultés pour stationner, problèmes de circulation, absence de la personne pour réceptionner le matériel, panne d’un camion… Le rythme est intense, donc le moindre retard dans une journée oblige à décaler sur les jours suivants », précise Aurélie Debarge, responsable de la centrale de réservation des TAM.
Livrer les urnes
Quant aux urnes, la Sogaris les livre dans les mairies environ trois semaines avant le scrutin.
À charge pour elles de les conditionner avec le matériel de vote, dont les bulletins envoyés par la préfecture.
Les TAM prendront le relais pour les livrer les vendredis et samedis avant le scrutin dans les bureaux de vote. Les lundis et mardis suivant le scrutin, les TAM les ramassent pour les ramener en mairie et renouveler l’opération pour le deuxième tour.
« Plus de 20 chauffeurs sont mobilisés par jour. Les mairies établissent le planning, la programmation, le nombre de véhicules par rapport au nombre d’urnes à livrer et le nombre d’agents de mairie qui accompagnent le conducteur. Elles les transmettent à Jérôme Chalots qui est notre unique interlocuteur », ajoute Aurélie Debarge.
Le dimanche du scrutin, deux camions chargés avec du matériel électoral de réserve sont prêts à intervenir pendant toute la durée du vote et du dépouillement pour fournir du matériel en cas de casse.
897 bureaux de vote
Plus de 500 écoles et collèges sont transformés en bureaux de vote pour 1,3 million d’électeurs inscrits. Il y a aussi une dizaine de gymnases, des équipements culturels, sociaux, ainsi que des établissements privés.
Pour chaque équipement concerné, les directions compétentes et les mairies d’arrondissement assurent le recrutement d’un gardien chargé d’ouvrir l’établissement avant l’arrivée du président du bureau de vote vers 6 h 30 et de le fermer après les opérations de dépouillement.
Le bureau des élections de la DDCT et les mairies d’arrondissement recrutent également 2 800 agents de bureau de vote, 3 par bureau, et assurent la désignation pour chaque bureau du président et des deux assesseurs.
Il faut aussi sécuriser les lieux de vote. Depuis 2017, des agents de surveillance sont postés à l’extérieur de chaque lieu de vote avec pour mission d’assurer la surveillance générale, de gérer les éventuelles files d’attente et d’alerter en cas de problèmes. La DPSP fait appel à 1 500 agents de sécurité de deux sociétés privées. La surveillance des vingt mairies d’arrondissement est effectuée par des agents de la DPSP.
Côté accessibilité, la DASES et la DDCT ont conçu des affiches pour aider les électeurs en situation de handicap à s’orienter dans le bureau de vote le jour du scrutin – ce projet a remporté un prix Territoria en 2019. La DCPA installe les rampes d’accès aux établissements. Une tournée est organisée avant le scrutin par les sections locales d’architecture (SLA), qui travaillent en lien avec les directeurs généraux des services (DGS) des mairies d’arrondissement, pour s’assurer que les rampes sont bien en place.
Le jour du scrutin, des permanences techniques sont assurées par des ateliers de SLA pour intervenir en cas de besoin. Par exemple, si un gardien est en retard, un serrurier vient en urgence car pas question d’ouvrir le bureau de vote après 8 heures. C’est une obligation légale.
La DCPA assure aussi le chauffage dans l’ensemble des bureaux de vote.
La valse des panneaux
Le début de la campagne électorale commence 15 jours avant le scrutin. « Nous travaillons en avance avec les mairies pour définir les emplacements des panneaux d’affichage électoral puis la DPE les installe », souligne Jérôme Chalots.
Les 14 000 panneaux sont entreposés dans un local porte de la Villette. « Trois à quatre jours avant l’installation des panneaux, la DDCT nous communique le nombre de candidats pour calculer le nombre de panneaux à livrer, auxquels il faut ajouter un panneau zéro qui informe les électeurs de l’adresse de leur bureau de vote », explique Daniel Belgrand, responsable de programmation à la Circonscription Fonctionnelle.
Durant la nuit, les chauffeurs livrent sur différents sites les panneaux que les divisions viendront chercher dès 6 h 30. En fonction du nombre de candidats, il faut deux à trois jours aux divisions pour installer les panneaux.
Ce sont elles aussi qui collent les numéros d’ordre de chaque liste candidate et les bandeaux indiquant l’élection concernée. Chaque candidat vient ensuite poser son affiche sur le panneau qui lui a été attribué.
Entre les deux tours, les divisions retirent les panneaux des candidats éliminés selon la date de démontage et les livrent sur les points pour que la Fonctionnelle vienne les récupérer. Elles rapprochent les panneaux des candidats qui restent pour le deuxième tour.
Les divisions vérifient régulièrement que les panneaux sont bien attachés afin d’éviter un incident.
Diffuser les résultats
Pour restaurer les équipes le jour J, un nouveau marché de 4 ans a été passé par la DFA. Au total, 7 000 plateaux repas sont livrés par trois prestataires dans les bureaux de vote, les mairies et les services centraux d’astreinte.
L’information des électeurs sur les démarches liées au vote relève de la DDCT et de la DICOM. Et depuis plus d’un an, la DSIN collabore quotidiennement avec la DDCT à la mise en place du nouveau système d’information Élections (SIEL). Le soir des élections, l’Hôtel de Ville est transformé en salle de presse pour l’annonce des résultats.
« Je coordonne les actions de la DSIN sur le plan informatique et la logistique à mettre en place dans les salles et salons de l’Hôtel de Ville, selon la configuration validée par le SG et la DDCT », explique Alain Plouhinec, responsable du bureau Exploitation, Cloud et Infrastructures datacenters.
Entre 30 et 40 personnes de la DSIN sont mobilisées durant le week-end des élections. Une dizaine est à pied d’œuvre à l’Hôtel de Ville pour installer et superviser la logistique mise en place : téléphones, écrans géants, connexions wifi.
L’application Paris Vote centralise en temps réel les résultats des bureaux de vote. Ils sont diffusés par secteur sur des écrans dédiés à la presse et aux personnes autorisées. Des vues cartographiques à partir des données sont mises à disposition de la DDCT.
Pour pallier le moindre problème technique, des agents de l’assistance informatique de proximité (AIP) sont présents en mairies et à l’Hôtel de Ville, tandis qu’une cellule de supervision à la DSIN est prête à intervenir.
