Je n’ai pas de formation d’assistante et je ne connaissais rien à ce métier, mais j’aime le changement, alors je me suis lancé comme challenge d’y arriver. Depuis un an et demi, je gère le courrier et l’agenda de Virginie Darpheuille, secrétaire générale adjointe, et j’organise toutes ses réunions, en physique ou par Skype. Pour cela, je travaille avec les 8 chargés de mission du pôle « service aux Parisiens » avec lesquels elle fait un point hebdomadaire et les directeurs concernés. L’objectif est de bien gérer pour bien organiser la journée et de pouvoir caler tout ce qu’elle demande, alors je priorise. Nous avons établi des règles qui me donnent une certaine liberté pour déplacer les rendez-vous. Je dois trouver toutes les solutions pour caser les réunions, les comités de pilotage et les urgences, même si ça bloque. Cela demande une gymnastique, surtout quand je dois en même temps répondre au téléphone et accueillir les participants à une réunion. Je dois rester concentrée même si c’est souvent un vrai tourbillon. J’ai également découvert le logiciel Elise pour numériser le courrier et les notes et les retrouver facilement. C’est simple et efficace.

Avoir un bon relationnel

Je travaille en binôme avec la deuxième assistante. Nous nous organisons pour assurer une permanence de 8 h 30 à 18 h et la SGA se repose sur nous. Quand j’ai un doute, je peux toujours la consulter, par exemple quand elle a plusieurs réunions sur un même créneau. Je suis en contact avec les élus et les maires d’arrondissement. Il est donc important d’avoir un bon relationnel avec les autres assistant.e.s. Des ateliers ont été mis en place pour nous permettre d’échanger. Nous avons aussi réfléchi ensemble sur des fiches pratiques et des modules de formation à destination des futur.e.s assistant.e.s. Ce métier me plaît énormément. Ce n’est pas simple tous les jours mais j’apprécie l’autonomie qu’il procure, même s’il faut avoir les épaules suffisamment larges pour faire face à la pression qui est constante. J’ai pris de l’assurance et j’ai la chance d’être au sein d’une bonne équipe, c’est pourquoi je suis prête à me surpasser.