A moins de cinq mois du jour J, l’enjeu redouble de puissance. Les mairies des quatre arrondissements centraux doivent fonctionner de manière optimale en assurant tous les services et en maintenant leur niveau de qualité jusqu’aux élections municipales qu’elles devront aussi organiser. Et le lendemain de l’élection du maire du secteur centre, la nouvelle mairie installée dans le bâtiment de celle du 3e devra être opérationnelle. De manière transitoire, et avant d’offrir de nouveaux services publics pour les Parisiens, les autres mairies continueront d’en proposer certains. Pour relever ce défi, les services planchent depuis près de trois ans, sous l’égide du Secrétariat général (SG). En première ligne : la direction de la Démocratie, des Citoyen.ne.s et des Territoires (DDCT) dont dépendent les 4 mairies et les agents qui y travaillent. Ils sont 130 à être concernés par cette réforme.
Préfigurer la future mairie
Pré-recrutés avant l’été, les deux directeurs généraux adjoints des services (DGAS), Sandrine De Haro et David-Dominique Fleurier, se chargent respectivement de la préfiguration des fonctions supports et des services à la population de la future mairie, tout en assurant leurs fonctions actuelles (DGAS des mairies des 4e et 2e). Ils ont déjà recruté 8 responsables de pôle et responsables de service. « Nous avons reçu les candidats dont la majorité venait des mairies du centre et nous avons associé les directeurs généraux des services (DGS) à notre choix », explique David-Dominique Fleurier. « Certains agents travaillent en mairie depuis de nombreuses années et trois d’entre eux viennent de la préfecture de police suite au transfert des agents en charge des titres d’identité en janvier 2018 », ajoute Sandrine De Haro. L’annonce de leur nomination et leur présentation à tous les agents des quatre mairies ont eu lieu le 8 octobre à la mairie du 3e.
Recruter l’équipe
La deuxième phase de recrutement concerne principalement les adjoints administratifs et les agents de logistique générale qui peuvent postuler jusqu’au 29 novembre. « Les responsables de service et les responsables de pôle feront une première sélection puis nous mènerons les entretiens en binôme avec eux », indique Sandrine De Haro. Début décembre, chacun saura si sa candidature est retenue ou non. Les agents non retenus ou qui n’ont pas souhaité se porter candidat continueront à bénéficier d’un accompagnement et de nombreux postes leur seront proposés lors de « rencontres mobilité » les 16 et 17 décembre afin de répondre au mieux à leurs souhaits. L’équipe sera donc au complet, à l’exception du DGS dont la nomination se fera sur proposition du.de la futur.e maire de Paris Centre. « Nous avançons au maximum sur les différents aspects, tout en laissant des points à la décision du futur exécutif local, comme la manière dont il entend travailler. Il se prononcera aussi sur les propositions d’aménagement de la mairie que nous lui soumettrons », précise Nathalie Mallon-Bariseel, chargée de mission à la DDCT pour la mise en œuvre du regroupement.
Des groupes de travail
Pour créer une cohésion d’équipe entre les agents de Paris Centre, des temps d’échange seront instaurés et les encadrants vont travailler en ateliers de fin novembre jusqu’aux fêtes de fin d’année. Puis un séminaire avec la nouvelle équipe sera organisé en février prochain. Car pour les agents, il y aura forcément un changement de territoire et d’échelle avec 100 000 habitants sur le secteur. Ce sera une nouvelle mairie où tout est à construire. Un recensement des pratiques dans les quatre mairies a été réalisé avec les agents. Via la démarche QualiParis, des audits ont aussi permis de voir les points forts et les aspects innovants des mairies. « Un prestataire nous accompagne depuis deux ans dans des groupes de travail avec des agents volontaires pour réfléchir sur des thèmes fédérateurs comme l’accueil. Nous avons essayé de nous projeter et de capitaliser les bonnes idées et les bonnes pratiques », commente David-Dominique Fleurier. Résultat : des premiers travaux à la mairie du 3e vont créer un nouvel accueil intégrant un pré-accueil permettant aux usagers d’effectuer des démarches simples et de bénéficier d’un accompagnement pour les services en ligne. Ce concept prend également en compte des réflexions menées avec le Laboratoire d’Innovation publique.
Harmoniser les pratiques
« Nous avons essayé de nous projeter et de capitaliser les bonnes idées et les bonnes pratiques. »
David-Dominique Fleurier
Pour harmoniser les pratiques et commencer à travailler ensemble, des groupes de travail ont été organisés cette année autour de 4 thématiques métier majeures : les mariages, l’événementiel, les inscriptions dans les écoles et les inscriptions en crèche. « Le prestataire a établi un processus co-construit en cherchant l’intérêt de l’usager mais aussi celui des agents car nous sommes très attentifs à leurs conditions de travail. L’objectif est d’élaborer un projet en fédérant les agents », souligne David-Dominique Fleurier. « À la mairie du 3e, les dossiers de mariage se font sur rendez-vous. Nous l’avons mis en place à la mairie du 1er depuis le 17 octobre », indique Marion Loisel, future responsable du pôle administratif. « Nous avons des réunions sur les mariages avec les quatre mairies et nous partageons un planning commun pour les demandes de mariage qui auront lieu après les élections. Les cérémonies se tiendront à la mairie du 3e et dans les bâtiments des trois autres mairies », complète Jacques Vitzling, futur responsable de l’état civil et des titres d’identité. Il sera en effet possible de célébrer les mariages du lundi au samedi dans la mairie de Paris Centre et le vendredi et le samedi dans les bâtiments des trois autres mairies selon un système de rotation. « Nous mettons donc en place un dispositif nous permettant de répondre à cette nouvelle organisation. » Même réflexion en cours pour l’événementiel et la logistique : organisation des commémorations, accueil des événements dans les bâtiments libérés, notamment à la mairie du 4e, qui a un nombre important de salles.
Regrouper les services
Pour maintenir une qualité de service jusqu’à la fin de la mandature, le nouveau service régies a ouvert le 3 octobre à la mairie du 3e. « Nous y travaillons depuis un an et demi avec la DFA. Dans ce service régies regroupé qui va exister jusqu’à la création de la future régie de Paris Centre, les agents travaillent sur les 4 arrondissements. Il a fallu organiser leur arrivée et informer les usagers des changements de localisation pour payer des prestations municipales (locations de salles, prestations Facil’familles en numéraire…). Par contre, les points d’encaissement restent ouverts dans les Caisses des écoles de chaque mairie d’arrondissement pour leur permettre de régler leurs factures de restauration scolaire et colonies de vacances », explique Sandrine De Haro. En janvier, un service pour les cartes nationales d’identité et les passeports ouvrira à son tour. Il viendra compléter celui du quai de Gesvres et démarrera avec, dans un premier temps, quatre agents. Côté finances, les utilisateurs testent actuellement l’outil informatique qui va permettre de passer de 4 budgets (états spéciaux des mairies) à 1 seul. « Nous travaillons avec le centre de compétences Sequana et un prestataire. La mairie de Paris Centre devra récupérer tous les engagements créés, quelle que soit l’étape de la chaîne. C’est le même principe que pour la fusion Ville et Département », indique Sandrine De Haro. À suivre.
